Как сканировать документы? 3 важных совета

Фото: Freepik.com

Задумывались ли вы, сортируя документы дома, сколько места они занимают? Эту проблему очень легко решить, отсканировав документы, перенеся их с бумаги в цифровую среду. Какие же есть варианты сканирования документов и почему это важно? Прочтите нашу статью и узнайте ценные советы!

Сканирование – что это такое и почему важно сканировать документы?

Функция сканирования используется для оцифровки бумажных документов и их виртуального хранения с помощью одной из систем управления документами. После сканирования вы можете упорядочить их по папкам, точно так же, как вы это делаете с распечатанными документами – чтобы быстро найти то, что нужно, когда это нужно.

Преимущества оцифровки документов:

Снижение затрат на регистрацию и хранение документов.
Снижение затрат на пересылку документов, ведь отсканированные файлы можно пересылать по электронной, а не по обычной почте.
Защищенная информация в цифровом формате.
Упрощенный и улучшенный доступ к информации для членов вашей семьи и работников вашего предприятия.
Соответствие нормативным правилам, требующим хранить документы в электронном виде.
Улучшенное, более быстрое обслуживание клиентов.
Довольные коллеги и руководство, особенно на удаленном режиме работы.

Сканирование документов действительно помогает облегчить и даже улучшить повседневную жизнь! Вы можете сканировать документы 3 разными способами. Какие же есть варианты? Об этом читайте во второй части статьи!

3 варианта, как сканировать документы

Сканирование документов – это быстрая и простая работа, которую вы можете выполнять дома, в офисе или в дороге! Какие для этого есть варианты и что вам нужно для сканирования документов?

Фото: Freepik.com

1. Сканер, подключенный к компьютеру

Это самый качественный способ сканирования документов. Для этого вам понадобятся принтеры и сканеры (они могут быть объединены в одно устройство или продаваться по отдельности. В чем же преимущества и недостатки такого метода?

можно получить цифровые изображения более высокого качества, чем при сканировании с помощью смартфона.
это наиболее безопасный способ сканирования документов, поскольку они не могут потеряться или оказаться на виду у третьих лиц, например, пересылая файлы с телефона на компьютер по электронной почте.
сканирование выполняется быстро и легко – достаточно один раз провести эту операцию, чтобы понять, что и как нужно делать. Сначала необходимо разместить сканируемый документ в предназначенном для этого слоте на сканере, а затем при подключении устройства к компьютеру отметить необходимые параметры документа (цветной/черно-белый, размер и т. д.), После сканирования документ можно сохранить в желаемом формате (обычно PDF).
в отличие от принтера, сканер не требует затрат при использовании. Все, что вам нужно, это само устройство, документ для сканирования, электрическое соединение и подключение к компьютеру для сохранения отсканированного документа.
как недостаток можно упомянуть то, что у пользователя появятся новые затраты на приобретение самого дополнительного устройства, сканера. Вместо отдельного сканера можно купить многофункциональный принтер с функцией сканирования, позволяющий выполнять несколько операций на одном устройстве, снижая, таким образом, расходы.

Использование сканера важно для предприятий для высококачественной оцифровки документов, но такой прибор также может пригодиться и дома, в особенности, если вы часто работаете удаленно. Место на вашем рабочем столе обычно ограничено, и на нем и так размещается множество устройств: мониторы, клавиатура, возможно, звуковые системы, компьютерная мышь и пр. Места для принтера и сканера может просто не хватить. Что делать в таком случае? В продолжении статьи мы расскажем об альтернативных вариантах сканирования документов!

2. Приложения на смартфонах и планшетах

Один из самых удобных способов отсканировать документ дома – использовать приложения, доступные на смарт-устройствах. У такого подхода есть свои достоинства и недостатки:

некоторые приложения можно использовать бесплатно, а это значит, что не надо тратить деньги на принтер
устройство для сканирования не занимает место в доме;
сканировать можно где угодно и когда угодно. Все, что вам для этого нужно, это телефон и мобильный интернет или Wi-Fi. При использовании самого приложения требуется только работающая камера смарт-устройства;
отсканированные таким образом документы обычно не самого высокого качества, поскольку приложения не могут уловить детали документа с такой же точностью, как сканер. Поэтому такой способ подходит для срочного сканирования или для домашних нужд.

Фото: Freepik.com

3. Функция сканирования на Google Drive

Не все знают, что очень удобная функция сканирования есть у смарт-устройств, подключенных к Google Drive. Работает эта система аналогично мобильным приложениям – включите на смарт-устройстве камеру, сфотографируйте документ, отметьте нужную область изображения и сразу сохраните отсканированный документ на виртуальный диск! Какие у такой системы преимущества и недостатки?

Необходим аккаунт в Google и интернет-подключение.
Услуга доступна бесплатно.
Может использоваться из любого места при наличии подключения к интернету.
Сканирование быстрое и удобное.
Качество сканирования пока что не идеальное, поэтому не рекомендуется использовать этот метод для сканирования важных документов.

Вы нашли в нашей статье полезную информацию, как сканировать документы? Тогда поделитесь ей с друзьями, чтобы и они узнали, как правильно сканировать различные изображения!