Attēls: Freepik.com
Kārtojot dokumentus mājās, esi domājis par to, cik daudz vietas tie aizņem? Šo problēmu var atrisināt ļoti vienkārši – dokumentus ieskenējot, tādējādi no papīra formāta tos pārnesot uz digitālo vidi. Pāri palikušos papīrus vari nodot pārstrādei, šādā veidāi būsi nošāvis divus zaķus ar vienu šāvienu. Kādas ir iespējas skenēt dokumentus un kāpēc to darīt ir noderīgi? Lasi un uzzini vērtīgus ieteikumus!
Skenēšana – kas tas ir un kādēļ skenēt dokumentus ir noderīgi?
Skenēšanas funkciju izmanto, lai dokumentus papīra veidā digitalizētu un noglabātu virtuāli, izmantojot kādu no dokumentu pārvaldības sistēmām. Pēc skenēšanas tos vari kārtot “mapēs” – tāpat kā to dari ar drukātiem dokumentiem –, lai nepieciešamības gadījumā varētu vēlamo ātri sameklēt.
Kādi ir ieguvumi, digitalizējot dokumentus?
- Samazinātas reģistrēšanas un uzglabāšanas izmaksas. Parēķini, cik daudz naudas patērē mājās vai birojā, drukājot papīrus – nepieciešams veikt regulāru apkopi printerim, uzpildīt kārtridžu un iegādāties nepieciešamo aprīkojumu, lai pienācīgi uzglabātu dokumentus – mapes, plauktu sistēmas, kabatiņas u.c.
- Samazinātas dokumentu izplatīšanas izmaksas. Pārsūtot dokumentus elektroniski, nevajadzēs segt pasta izdevumus. Tas būs īpaši izdevīgi, ja dokumentu sūtīšana norit regulāri. Tāpat tas ietaupīs arī laiku, jo nevajadzēs nogādāt vēstules uz sūtīšanas vietu, tādējādi rodot jaunus resursus produktivitātes uzlabošanai.
- Aizsargāta, kontrolēta informācija. Pastāv dažādu līmeņu drošības sistēmas, kas ļauj kontrolēti pārraudzīt ieskenētos dokumentus. Izmantojot šādas iespējas, vari būt drošs, ka dokumenti netiks nozagti un nenonāks lietošanai trešajām personām.
- Uzlabota piekļuve informācijai. Nepieciešams kāds svarīgs dokuments, bet ir jau vakars un līdz darba vietai, kur atrodas drukāta versija, jāmēro tāls ceļš? Ar skenētiem dokumentiem tas ir pagātnē! Piekļūsti informācijai jebkurā diennakts laikā – neatkarīgi no tā, cik rāda pulkstenis vai kalendārs.
- Atbilstība normatīvajām prasībām. Dokumentu uzglabāšana ir jāveic likumam paredzētajā veidā un formā, ko var darīt arī elektroniski. Tas var būt daudz vienkāršāk un joprojām legāli.
- Uzlabota klientu apkalpošana. Jo ātrāk klients saņems atbildi, jo laimīgāks viņš būs! Apmierināts klients ir augsta vērtība, uz ko tiecas ikviens uzņēmējs. Esi soli tuvāk klientam, piedāvājot viņam saņemt vēlamo dokumentu ar digitālo ierīču starpniecību.
- Apmierināts kolēģis vai priekšnieks. Tāpat kā klienti, arī kolēģi vēlas saņemt svarīgu informāciju pēc iespējas ātrāk. Īpaši tad, ja darbs norit attālinātā režīmā.
Lai atvieglotu savu ikdienu, skenēt dokumentus ir tiešām nozīmīgi! To paveikt vari 3 dažādos veidos. Kādos? Par to lasi raksta otrajā daļā!
3 iespējas, kā ieskenēt dokumentus
Dokumentu skenēšana ir ātrs un vienkārši paveicams darbs, ko vari darīt gan mājās, gan birojā, gan atrodoties kustībā! Kādas ir iespējas un kas nepieciešams dokumentu skenēšanai?
Attēls: Freepik.com
1. Skeneris, kas savienots ar datoru
Šis ir kvalitatīvākais veids, kā skenēt dokumentus. Lai to veiktu, nepieciešami printeri un skeneri vienā ierīcē vai atsevišķi (ja atsevišķi, tad nepieciešams tikai skeneris). Kādas ir priekšrocības un trūkumi, izvēloties šādu metodi?
- Iespējams saņemt augstākas kvalitātes digitālos attēlus nekā tad, ja skenēšana tiek veikta ar viedtelefonu.
- Tas ir drošāks veids, kā skenēt dokumentus, jo tie nevar pazust vai nokļūt trešās personas redzeslokā, piemēram, pārsūtot failu no telefona uz datoru caur e-pastu.
- Skenēšana ir ātra un vienkārša – apgūstot to vienreiz, zināsi, kā atkārtot procesu citreiz. Sākotnēji nepieciešams paredzētajā vietā ievietot skenējamo dokumentu, tad, savienojot ierīci ar datoru, atzīmē nepieciešamos parametrus (krāsains/melnbalts, izmērs u.c.), veic skenēšanu, pārbaudi dokumenta kvalitāti un saglabā to vēlamajā formātā (visbiežāk PDF).
- Atšķirībā no printera, skeneris nerada izdevumus tā lietošanas laikā. Nepieciešama vien pati ierīce, skenējamais dokuments, elektrības pieslēgums un savienojums ar datoru, kur saglabāt ieskenēto dokumentu.
- Trūkums – lai iegādātos papildu ierīci –skeneri –, radīsies jauni izdevumi. Tā vietā noderīgi var būt daudzfunkciju printeri ar skenēšanas funkciju, kas sniegs iespēju ar vienu ierīci veikt vairākas darbības, maksājot mazāk nekā par katru šādu ierīci atsevišķi.
Skenera izmantošana ir svarīga uzņēmumiem, lai nodrošinātu augstas kvalitātes dokumentu digitalizēšanu, taču tas var būt nozīmīgi arī mājas apstākļiem, ja bieži strādā attālināti. Vieta uz darba galda, kur atrodas dažādas ierīces un to atribūti: monitori, klaviatūras, iespējams, skaņas sistēmas, datorpele un vēl printeris ar skeneri, var būt ierobežota, tāpēc vietas taupīšanas nolūkos lieliski var noderēt turpmāk rakstā minētie risinājumi. Kādi tie ir? Lasi un noskaidro!
2. Lietotnes viedtelefonos un planšetdatoros
Viens no ērtākajiem veidiem, kā ieskenēt dokumentu mājas apstākļos, ir viedierīcēs pieejamās lietotnes. Arī tam ir savas priekšrocības un trūkumi:
- daļu no lietotnēm var izmantot bez maksas, kas nozīmē, ka sākotnēji nav jāiegulda naudas līdzekļi, lai iegādātos ierīci;
- netiek aizņemta papildu vieta mājoklī;
- izmantot vari jebkurā vietā un laikā. Nepieciešams vien telefons un mobilie dati vai Wi-Fi, lai lejupielādētu lietotni. Pašas aplikācijas izmantošanas laikā nepieciešama vien strādājoša viedierīces kamera;
- šādi skenēti dokumenti lielākoties nav augstas kvalitātes, jo lietotnes nespēj uztvert dokumenta detaļas tik precīzi kā skeneris. Tāpēc šāda metode ir piemērota steidzamās situācijās vai mājas apstākļos, kad dokumentu kvalitāte nav primārais.
Attēls: Freepik.com
3. Google Drive skenēšanas funkcija
Ne visiem zināma, bet ļoti parocīga skenēšanas funkcija ir viedierīču lietotājiem, kuri izmanto Google diska (Google Drive) sniegtos pakalpojumus. Tā darbojas līdzīgi kā lietotņu gadījumā – atver, nofotografē dokumentu, atzīmē vēlamo attēla apgabalu un skenēto dokumentu uzreiz saglabā virtuālajā diskā! Kādas ir priekšrocības un trūkumi?
- Lai izmantotu, ir nepieciešams Google konts un interneta pieslēgums – taču papildu maksa par funkcijas izmantošanu netiek pieprasīta.
- Izmantot var no jebkuras vietas, ja ir pieejams interneta pieslēgums.
- Dokumenta skenēšana ir ātra un ērta.
- Iegūtā kvalitāte nav izcila, tāpēc arī šo metodi ieteicams izmantot mazāk svarīgu dokumentu skenēšanai.
Vai uzzināji noderīgu informāciju, kas ļāva iegūt jaunas idejas par to, kā skenēt dokumentus? Dalies ar draugiem, lai arī viņi noskaidro, kādos veidos iespējams veikt skenēšanu!
